Werken met commissies

Ondanks alle nieuwe werkvormen, blijft het alom bekende werken met commissies toch populair. Het waarom, wat en hoe van het werken met commissies, wordt in deze blog besproken.

Ondernemingsraden en bestuurders lopen regelmatig tegen problemen in het OR-werk aan. Van verschillen van inzicht in het vooropstellen van belangen tot het niet efficiënt werken en een gebrek aan professionaliteit. Vaak wordt dan een nieuwe structuur als DE oplossing gepresenteerd.

Misschien is het beter, voordat je met een nieuwe structuur begint, eerst na te denken wat de behoefte is. Waar gaat het mis? Wat moet verbeterd worden? Waar liggen de problemen? Waar liggen de oorzaken? Een OR is in dat geval vaak niet anders dan een gewoon team of organisatie met dezelfde opstart- of doorontwikkelingsproblemen. Dus wordt de oplossing gezocht in het aanpassen van de structuur. Immers, in de normale organisatie wordt ook direct gereorganiseerd als er geen zicht is op de problemen of als het management grip is verloren op de situatie. Voor een OR is het niet anders. Plotseling willen we allemaal Agile of Scrum werken. Of we willen een regie-OR, kern-OR, platform OR, Project-OR, Participantenraad, Netwerk-OR of helemaal afzien van een OR. Natuurlijk is het goed om ook de structuur ter discussie te stellen. Het begint echter bij: wat gaat er nu precies mis en wat kunnen we daaraan doen?

En soms werkt het dan goed om gewoon de “oude” bestaande en bewezen structuren te gebruiken. Het werken in commissies. En dan zo inrichten dat het daadwerkelijk werkt.

Het gebruik van commissies 

De OR kan een aantal commissies instellen als dit nodig is om te helpen bij het werk en de besluitvorming. Daarbij wordt onderscheid gemaakt in een tweetal soorten commissies: een commissie voor het opdoen van kennis en vaardigheden en een commissie die voorbereidende werkzaamheden doet.

Het principe is en blijft dat de OR het besluitvormend orgaan is. Juist om het werk te verdelen en het nodig is om focus te zetten op sommige onderwerpen, kunnen commissies helpend zijn. Hiermee kun je als OR meer efficiënt werken. Dit heeft ook zijn weerslag in de bijeenkomsten van de OR zelf. Daar zullen de discussies minder lang zijn

Wetgeving

De basis voor get vormen van comissies is artikel 15 wet op de ondernemingsraden (WOR).

In artikel 15 lid 2 en lid 4 WOR wordt aangegeven dat de OR vaste respectievelijk voorbereidingscommissies kan instellen. Een voorbereidingscommissie wordt ook wel een ad-hoc commissie of projectgroep genoemd. De commissies die de OR instelt, moet de OR redelijkerwijze nodig hebben voor de vervulling van zijn taak. Oftewel, gaat het overleg efficiënter of is er verdieping nodig in de materie?

Het instellen van commissies is geen zaak die alleen de OR aangaat. Ook de bestuurder heeft hierin een rol (artikel 15 lid 1 WOR). Een commissie legt immers ook aanvullend beslag op de organisatie in capaciteit en kosten. Daarom legt de OR een voornemen om een commissie in te stellen een concept instellingsbesluit aan de bestuurder voor. In dit concept instellingsbesluit moet worden vermeld wat de taak, samenstelling, bevoegdheden en werkwijze van de commissie is. Dit concept is bedoeld om als OR en bestuurder met elkaar te praten en afspraken te maken. Heeft de bestuurder bezwaren en komt hij er met de OR niet uit, kan hij de kantonrechter, na eventuele bemiddeling en advies van de bedrijfscommissie, om een beslissing worden gevraagd.

In dat geval maakt de rechter een afweging van de term ‘redelijkerwijs’. Aan de ene kant gaat het om de belangen van de OR zoals deskundige ondersteuning, taakverlichting en spreiding van de medezeggenschapsactiviteiten. Daarnaast staan de belangen van de bestuurder zoals extra kosten, uitbreiding ontslagbescherming en effectiviteit van het medezeggenschapsproces.

Hierna wordt ingegaan op twee soorten commissies. Naast het werken met commissies kan ook de bestuurder vragen om als OR deel te nemen aan een overleg. Bijvoorbeeld door iemand af te vaardigen naar een klachtencommissie of een plaatsingscommissie. Dit zijn echter commissies of werkgroepen van de bestuurder. Daar wordt hier niet verder op ingegaan.

Vaste commissies

Vaste commissies zijn bedoeld om aan de ene kant kennis op te doen en aan de andere kant cyclische (dagdagelijkse) werkzaamheden uit te voeren.

Een OR wordt gedurende zijn zittingsperiode geconfronteerd met diverse onderwerpen. Van strategische tot financiële en HRM of Arbo-gerelateerde onderwerpen. Niet iedereen heeft kennis van die onderwerpen. En als je dan toch met een deskundige hierover moet gaan praten, is het goed je eerst in die onderwerpen te verdiepen. Vaste commissies zijn bedoeld om juist die kennis op te doen zodat je beter beslagen ten ijs komt in een overleg.

Aan de andere kant heeft iedere organisatie op verschillende thema’s steeds terugkerende onderwerpen. Zo is er bij de financiële kant van de organisatie een jaarplanning (planning & controlcylus) te onderscheiden. Ieder jaar komt er een jaarverslag, begroting, managementinformatie en een budgetronde. En ieder jaar moet de OR daar iets van vinden. Interessant is te zien dat voor dit soort werkzaamheden prima een jaarplanning is te maken. Ook alle andere vakgebieden onderscheiden een soortgelijke jaarplanning.

De belangrijkste bedoeling van dit werk is je de stof eigen te maken en in een gesprek met de verantwoordelijke kijken of de organisatie op de goede weg zit. En natuurlijk of de belangrijkste speerpunten van de OR ook in dit werk worden meegenomen.

Voorbereidings comissies

Een voorbereidingscommissie wordt in de praktijk ook wel een projectgroep genoemd. Deze commissie is tijdelijk van aard en vooral gericht om een onderwerp zodanig voor te bereiden dat dit ter besluitvorming aan de OR kan worden aangeboden.

Vaak worden deze commissies ingesteld om bijvoorbeeld een advies- of instemmingsaanvraag voor te bereiden. Of om een initiatiefvoorstel verder uit te werken. Een verkiezingscommissie is feitelijk ook een voorbereidingscommissie.

De commissie verdiept zich in de aanvraag, doet onderzoek en komt tot een preadvies dan wel pre instemming. Hierbij is het belangrijk dat de commissie steeds goed voor ogen heeft dat de OR het feitelijke besluitvormingsorgaan is. Daarom dient er regelmatig afstemming te zijn met de volledige OR. Na presentatie van een preadvies of -instemming, wordt dit gepresenteerd aan de OR die er vervolgens over stemt.

Werken als OR met commissies

In onze praktijk zijn er een aantal vaste commissies te onderkennen

illustratie hamer Werk als OR met Commissies

Het Dagelijks Bestuur (DB)

Een OR heeft een kern van OR-leden nodig die de dagdagelijkse zaken op zich nemen. Soms ook CDZ (commissie dagelijkse zaken) genoemd. Feitelijk is het DB verantwoordelijk voor het procedurele kant van het OR-werk. Denk hierbij aan voeren van het agenda-overleg, het voorzitten van vergaderingen, organiseren van bijeenkomsten en ook het bewaken van de activiteiten van de OR. Uitgaande van een projectorganisatie kan het ook gezien worden als de stuurgroep. Inhoudelijk wordt het werk in de rest van de OR gedaan maar het DB houdt zicht op de planning, samenhang en activiteiten.

illustratie De Strategie & Financiën commissie (SFC) Werk als OR met Commissies
illustratie HR commissie

De Strategie & Financiën commissie (SFC)

Deze commissie houdt zich bezig met financiële en strategische analyses aan de hand van de planning & controlcyclus. Daarnaast is het belangrijk te werken aan kennisontwikkeling op dit gebied.

HR commissie

Deze commissie is verantwoordelijk voor de behandeling van alle HR-aangelegenheden. Ook deze commissie moet werken aan kennisontwikkeling

illustratie Arbo commissie werk als OR met Commissies
illustratie PR / communicatie commissie werk als OR met Commissies

Arbo commissie

Alle activiteiten rond Arbo zoals de RI&E en het VGWM-beleid, wordt door deze commissie opgepakt.

PR / communicatie commissie

Deze commissie houdt zich bezig met communicatie naar de achterban. Denk aan nieuwsbrieven, social media etc.

illustratie Pfaciliteiten werk als OR met Commissies

Faciliteiten

Als een OR een commissie instelt, horen daar ook faciliteiten bij. Zo moet een vaste commissie voor minimaal de helft uit OR-leden bestaan. Dat betekent dat de OR in een vaste commissie ook andere medewerkers kan benoemen. Van jongeren die graag van het OR- werk willen proeven tot deskundigen uit de organisatie die de OR ook een inhoudelijke boost kunnen geven. Bij voorbereidingscommissies moet minimaal 1 OR-lid in de commissie benoemd zijn. Gezien de aard van de werkzaamheden wordt dit vaak gebruikt om medewerkers uitgenodigd te participeren die interesse hebben in het project of mensen die direct geraakt worden. Aan de andere kant zou je ook kunnen betogen om alleen mensen te benaderen die juist meer afstand hebben tot het onderwerp. In ieder geval zorgt dit principe ervoor dat je meer gedragenheid krijgt voor het OR-besluit.

Verder vallen alle commissieleden gewoon onder de Wet (WOR) en zijn de belangrijkste rechten ook op de commissie van toepassing. Het procesrecht bijvoorbeeld dan weer niet. Dit is ook logisch omdat de OR het besluitvormend orgaan blijft. Aan de andere kant, de commissieleden hebben recht op (aanvullend) drie dagen scholing per jaar, vallen onder de geheimhouding, worden gefaciliteerd in werktijd en genieten bescherming. Het zal duidelijk zijn dat externe leden niet mogen stemmen in de OR.

Werkwijze en werkplan

Als een OR een commissie instelt, horen daar ook faciliteiten bij. Zo moet een vaste commissie voor minimaal de helft uit OR-leden bestaan. Dat betekent dat de OR in een vaste commissie ook andere medewerkers kan benoemen. Van jongeren die graag van het OR- werk willen proeven tot deskundigen uit de organisatie die de OR ook een inhoudelijke boost kunnen geven. Bij voorbereidingscommissies moet Natuurlijk is het belangrijk goede werkafspraken te maken. Feitelijk is het de OR die commissies instelt. Vervolgens wordt meestal aan het DB gevraagd om de aansturing van de commissies ter hand te nemen. Het gaat daarbij om het bilateraal overleg, de planning en de activiteitenlijst. Het DB functioneert dan als een soort stuurgroep terwijl de commissies als projectgroepen werken. De commissie heeft veelal ook een voorzitter en secretaris. Maar anders dan de OR-voorzitter moet van deze functie vooral gedacht worden aan coördinerende werkzaamheden en het zijn van een aanspreekpunt voor de OR en het DB.

Commissies geven meestal terugkoppeling in de OR. Het is dan niet de bedoeling dat volledige discussies weer opnieuw gevoerd worden. Dan moet je als OR-lid zelf onderdeel van de commissie worden. Het gaat ook om vertrouwen en afdragen van verantwoordelijkheden. Wel is het van belang om tijdens de terugkoppeling te kijken of de commissie aan alle aspecten van het werk gedacht heeft.

Om als commissie aan de slag te kunnen, is het belangrijk ook een werkplan te maken. In dat werkplan wordt eerst beschreven wat de belangrijkste taak is. De taak is opgelegd door de OR. Vaste commissies wordt dan gevraagd de cyclische werkzaamheden uit te voeren en kennis op te doen. Terwijl aan de voorbereidingscommissies wordt gevraagd om een bepaalde taak in een bepaalde tijd af te ronden.

In het werkplan staat niet alleen de taakstelling maar ook de activiteiten die daarvoor nodig zijn, de teamleden en de faciliteiten die van toepassing zijn. Heel specifiek wordt ook het mandaat van de commissie in het instellingsbesluit en dus ook in het werkplan beschreven. Veelal gaat het dan om het informatie- en het overlegrecht. Commissies overleggen dan met de direct verantwoordelijken bij het onderwerp. Voor financiën de financiële directeur of controller, voor HR de HRM-adviseur, bij Arbo et cetera. Daardoor kan de commissie zich ook daadwerkelijk inhoudelijk verdiepen en een mening vormen.

Belangrijk is te realiseren dat het werken met commissies begint met een heldere opdracht vanuit de OR. Wat vindt de OR belangrijk en hoe moeten de commissies daar invulling aangeven? De OR zal daarom zijn visie en speerpunten eerst moeten benoemen en dat is voor de commissies de basis om te gaan werken.
1 OR-lid in de commissie benoemd zijn. Gezien de aard van de werkzaamheden wordt dit vaak gebruikt om medewerkers uitgenodigd te participeren die interesse hebben in het project of mensen die direct geraakt worden. Aan de andere kant zou je ook kunnen betogen om alleen mensen te benaderen die juist meer afstand hebben tot het onderwerp. In ieder geval zorgt dit principe ervoor dat je meer gedragenheid krijgt voor het OR-besluit.

Verder vallen alle commissieleden gewoon onder de Wet (WOR) en zijn de belangrijkste rechten ook op de commissie van toepassing. Het procesrecht bijvoorbeeld dan weer niet. Dit is ook logisch omdat de OR het besluitvormend orgaan blijft. Aan de andere kant, de commissieleden hebben recht op (aanvullend) drie dagen scholing per jaar, vallen onder de geheimhouding, worden gefaciliteerd in werktijd en genieten bescherming. Het zal duidelijk zijn dat externe leden niet mogen stemmen in de OR.

illustratie werkwijze en werkplan werk als OR met Commissies
illustratie Werkplan: Een template
illustratie Werkplan: Een template

Doel

beschrijf het doel van de commissie. Wat wil ik bereiken? Waarom doe ik dit allemaal? Het gaat om een abstracte beschrijving van hetgeen de OR met de commissie voor ogen heeft. Oftewel, waarom stelt de OR de commissie in? Maar vooral ook: ligt het doel in de lijn met het OR-beleidsplan, voeren wij dingen uit die ons vanuit het beleidsplan ondersteunen?

Taakstelling

Wat zijn de belangrijkste acties, taken of producten waarvoor je de commissie kunt inschalen? Voorbeeld, als er bij een HR-vraagstuk ook financiële kennis gewenst is, kan de financiële commissie hiervoor vanuit zijn expert rol worden ingeschakeld. Of, er is in de organisatie sprake van een expliciete (of impliciet) beleidscyclus en de commissie is ingeschakeld om actief deze cyclus te monitoren op de beleidsuitgangspunten van de OR.

Resultaat

Wat wil ik als commissie concreet opleveren? Een voorbeeld kan zijn de analyse van een financieel of sociaal jaarverslag. Het resultaat kan een A4 (rapport) zijn met aanbevelingen en conclusies voor de OR.

Acties

Wat moet ik doen? Welke acties zijn nodig om het resultaat te bereiken? Veelal zit dit in werkwoorden, toetsen, monitoren, analyseren, etc.

Tijdsplanning

In welke prioriteit en met welke tijdslijn moet ik rekening houden? Hierbij wordt in lijn met de jaarplanning van de organisatie een planning gemaakt.

Organisatie

Hoe organiseer ik deze activiteiten in de commissie? Het gaat dan over overlegmomenten, gesprekspartners (netwerkanalyse), welke mandaten, functies, wijze van communiceren en afstemmen, et cetera.

Faciliteiten

Wat heb ik ervoor nodig om de acties in lijn met de tijdsplanning voor elkaar te krijgen? Van opleiding, begeleiding en coaching tot geld, tijd, etc. Daarnaast gaat het ook om de middelen en instrumenten zoals rapportage

Share on linkedin
LinkedIn
Share on twitter
Twitter
Share on facebook
Facebook
Share on whatsapp
WhatsApp

Meer artikelen